סביבת העבודה שלי, חלק ב'

בפעם שעברה התחלתי לדבר על סביבת העבודה שלי בכך שסקרתי את תוכנות הרשת איתן אני עובד. כתבתי בעבר על נהלי עבודה נכונים, ובסדרה הנוכחית אני מציג את הכלים בהם אני משתמש. בהמשך הדרך אתמקד ספציפית באופן בו עשינו את מרתון צריח הברקת, מהרעיון הראשוני ועד להפקת מסקנות בתחקיר.

אתחיל בהצגת הכלל החשוב ביותר בבחירת כלי עבודה: זה חייב להיות נוח לשימוש, אחרת לא תשתמש בזה. או, במילים אחרות, כדי שבאמת תשתמש בזה – כדי שזה באמת יהיה מועיל – זה חייב להיות נוח עבורך. דווקא הדברים הקטנים ביותר הם אלו שעלולים לשבש את חווית השימוש: למשל, אם התוכנה דורשת ממך ללחוץ על כפתור אחד יותר מדי, או לפתוח חלון חדש בשבילה, או שלוקח לה כמה שניות יותר מדי לעלות על הסמארטפון. זה עניין אישי, כל אחד מוטרד מדברים אחרים, אבל העיקרון נותר זהה.

יש כאן סכנה אמיתית – אם התקנת תוכנה כלשהי, שאמורה לשרת אותך אבל למעשה לא משרתת אותך, אז המקום בשכל שלך ששואל "זה בטיפול?" מרגיש מסופק (מצאתי תוכנה שמטפלת בזה! אני מסודר!) אפילו שלמעשה, זה לא המצב. מה שאומר שלא תחפש פתרונות מעשיים, ותשאר לא יעיל. אפילו חמור מכך, עם חלוף הזמן תתחיל להתפתח אצלך הרגשה של "הרממ, אני לא משתמש בזה, אני לא בסדר, אני צריך להתחיל", אבל הרי לא תתחיל, כי זה לא באמת נוח לך, אבל אתה לא מבין שזה המצב, ולכן במקום זאת תתחיל לחוש אשמה או תסכול מעצמך. הרגשות האלו אינם מבוססים, כי אין כאן אשמה, יש פשוט כלי שאינו משרת אותך, ובו-בזמן הם נהדרים ממש בלחרבן לך את תהליך העבודה ולוודא שתשאר לא יעיל.
לכן, כלי עבודה שנראה מגניב ומועיל ושימושי, אבל בתכל'ס לא מוכיח את עצמו (נגיד, אחרי חודש התנסות), הוא לא רק בלתי שמיש, אלא ממש מסוכן ליוזמה שלך.

ישנם יוצאי דופן מעטים מאוד. לעיתים ייתכן שתצליח לחנך את עצמך להשתמש במכשיר שאינו נוח, אבל זה לא פשוט, ויותר חשוב, בדרך כלל אין בזה שום צורך (עדיף פשוט למצוא כלי יותר נוח. זה לא אומר שאתם "חלשים", זה אומר שאתם פאקינג משיגים משהו סוף סוף). עשיתי את זה פעם או פעמיים, ואוכל להרחיב על זה בהזדמנות (העיקרון הבסיסי הוא לאלץ את עצמך ליצור הרגל חדש, ויש כלים שעוזרים בכך), אבל חשוב שוב שאבהיר: זהו מוצא אחרון, לא נקודת המוצא. אנשים רבים מתחילים להשתמש בכלי, מגלים שהוא לא באמת משמש אותם, ומתחילים להאשים את עצמם על כך שהם חלשים מכדי להביא את עצמם לעבוד ולשנות את סגנון העבודה שלהם. זה בגלל שהם מניחים שהם מסוגלים לשלוט בעצמם ולשנות את עצמם – אשליה נעימה, אבל לחלוטין ההיפך מהמציאות. בואו נהיה ריאליים: אתם לא תשתנו (לא בגלל שאתם "חלשים", אלא בגלל שאתם אנשים), ובכל מקרה אין בזה צורך, כי בכל מקרה סביר שיש שם בחוץ כלי שמתאים לכם.

אם יש משהו אחד שאפשר לומר בבטחה על אנשים שיושבים ומצטערים על כמה שהם לא מצליחים לעבוד, זה שהם לא מפיקים עבודה.
[חשוב להבהיר שב-"עבודה" אני לא מתכוון למשרה בתשלום, אלא פשוט ליצירת דבר מה שלא היה מקודם. כל יוזמה, בין אם שלכם, של הבוס, בשעות הפנאי או בשעות תעסוקה, שאתם מעוניינים להביא לידי יישום, היא "עבודה" מהבחינה הזו].

ההרחבות הנוחות לי

הפעם אתמקד בצד הימני של שורת החיפוש\כתובות של הכרום שלי, ואסביר לא רק מדוע אני משתמש בכל הרחבה, אלא גם איך.

אלו הן ההרחבות (extensions) בהן אני משתמש. כל חודשיים בערך אני בוחן אותן מחדש – אם יש הרחבה בה לא השתמשתי המון זמן, שווה לשקול האם להמשיך להחזיק בה. אידאלית, עלי להחזיק רק הרחבות בהן אני באמת משתמש באופן תדיר, כי סביבת העבודה שלי חייבת להיות תואמת, ובכן, לעבודה שלי. הרחבות עודפות תופסות מקום מנטלי (דורשות ממני התייחסות או מחשבה), מקשות עלי למצוא הרחבות שאני צריך, או סתם מבלבלות את הכרום שלי (כי אולי הן מתנגשות עם הרחבות אחרות).

לא קל להיכנס לשורת ההרחבות שלי. רק לעיתים נדירות יוצא לי למצוא (בדרך כלל בזכות שיתופים של אנשים כמו אביב אייסל) הרחבות חדשות שראוי לשקול. אני בודק האם ההרחבה החדשה עושה משהו באמת חדש, או עושה משהו קיים רק יותר בנוחות (ונוחות זה ממש חשוב, כנאמר למעלה). אז אני נותן לה תקופת מבחן קצרה, וחלקן לא עוברות אותה. תהליך הסינון הזה רץ כבר כמה שנים, ולכן רק הרחבות מעטות מצליחות לעבור את הסף בימינו.

להלן ההרחבות, מימין לשמאל.

Todoist
רשימת ה-"לעשות" הנוכחית שלי (בחיי, כל כך קשה להשיג אחת שעושה ממש מה שאתה רוצה). הרשימה מוצגת בלחיצה אחת, וזה נוח לי יותר מאשר להחזיק טאב פתוח עבורה, כי זה אומר שאני יכול לפתוח את זה מכל מקום, כל הזמן. הרחבתי על Todoist בחלק א'.
הסיבה שאני מעדיף כיום את טודואיסט על פני תוכנות ניהול מקבילות, היא שאפשר בלחיצת כפתור אחת לדחות תאריך ביצוע (דדליין) למחר, שבוע הבא, או החודש הבא. זה מבריק, כי הדבר החשוב ביותר לגבי יעדים שלא הושגו בדדליין זה לקבוע להם מיד דדליין חדש (ארחיב על זה בחלק ג'); אם זה קריטי, אני בוחר מחר, אם זה צריך להישאר בתודעה, אני בוחר שבוע הבא, ואם זה לא חשוב כרגע אבל צריך לטפל בו, זה נדחה לחודש הבא.
אפילו שהיכולות הבולטות האחרות של טודואיסט – סימון מידת בהילות, חלוקה לפרויקטים – זמינות גם בוונדרליסט, עצם היכולת לשחק עם דדליינים בנוחות וגמישות מספיק מועילה לי כדי להצדיק את השימוש בתוכנה נפרדת. כזכור מחלק א', וונדרליסט משמשת אותי כדי לשמור רשימות של דברים – סרטים לראות, דברים שהייתי רוצה לשפר באתר שלי – בזמן שטודואיסט כוללת צעדים לביצוע שמנוסחים כמשימה. "להשלים את 'סביבת העבודה שלי חלק ב'", למשל.

Hangout
הבסיס התקשורתי שלי. בלחיצה אחת נפתח חלון עם כל השיחות האחרונות שעשיתי, בצ'אט או בוידאו (כי האנגאוט כולל את שתי האפשרויות), ואפשר לחפש בקודמים או לפתוח חדש מיד, בשורה אחת, בין אם באמצעות שם או כתובת מייל (כי זה מבוסס על הג'ימייל שלי כמובן). ליד כל האנגאוט יש תמונה גדולה של המשתתפים בו, מה שעוזר לי לבחור מיד, במבט אחד, את ההאנגאוט שאני מחפש.
מעבר לכך, הכוח החשוב ביותר של האנגאוט (אם כי לא ייחודי לו) הוא היכולת לפתוח שיחה בקבוצה, כלומר לצרף כמה אנשים לאותה שיחה. זה מאפשר להשאיר את כולם בלולאה, שזה א'-ב' של ניהול פרויקט רב-משתתפים. להאנגאוט קבוצתי אפשר לתת שם משלו – למשל, אורי ואביב ואני כלולים בהאנגאוט "גמדים" – והייתי שמח אם היו מדגישים את השמות האלו ברשימת ההאנגאוטים האחרונים, כדי להקל עלי להבדיל בין קבוצות שונות.
האנגאוט הגמדים מאפשר לנו לזרוק לאוויר רעיונות ובעיות מיד ועכשיו, דברים שצריכים לטפל בהם או לברר, מבלי להמתין, ומבלי להכניס אותם למערכת המשימות. מערכת המשימות, כלומר טודואיסט וטרלו וחבריהם, הם הכרח בלתי רצוי – משתמשים בהם כי חייבים, ולכן כדאי להשתמש בהם רק עבור המינימום, רק בשביל הצרכים שהם ממלאים. אם מישהו מקבוצת הפעילים יכול לפתור בעיה כאן ועכשיו, או אם אני יכול לפתור אותה וזקוק לעזרה או מענה לשאלה כלשהי, עדיף לעשות זאת. ולשם כך צריך תקשורת פעילה, מקום שבו אוכל לוודא שהאחרים קוראים את מה שאני כותב, אפילו אם הם לא זמינים שם כרגע.

Screencastify
מאפשר להקליט בוידאו את מה שמוצג על המסך. אתם לא צריכים את זה; לא בטוח שאני צריך את זה, אבל זה עשוי לשמש אותי במגוון סוגי ההקלטות והשידורים שאני עושה לאחרונה.

Inoreader
דוגמא לסיפור כישלון מעציב. אני לא משתמש בהרחבה הזו, אבל אני כנראה עדיין מעוניין לנסות לחנך את עצמי (זה טריקי, כאמור), כי זה יכול להיות הרגל מועיל.
זהו ממשק כרום של קורא ה-RSS (המומלץ) Inoreader. ההרחבה אינה מוצלחת לטעמי – היא מציגה את הפידים שלי בקצרה, אבל לא את תוכנם, ולחיצה על פיד פשוט פותחת אותו בטאב חדש, בממשק הווב של Inoreader. זה לא מה שאני רוצה, אני רוצה שיפתח לי בחלון הקטן עצמו, כדי שאוכל מיד להחליט האם זה מעניין אותי כרגע, יעניין אותי אחר כך (יאללה ל-Pocket) או לא מעניין אותי בכלל. בשנה האחרונה גיליתי שאני כבר לא פונה לקרוא את תוכן ה-RSS שלי, שזה מצער אותי, אבל כנראה שזה מעיד על כך שאני לא זקוק למידע שם או שאין לי זמן עבורו בכל מקרה. מתישהו בחודשים הקרובים אעשה חושבים מחדש על עצם השימוש ב-RSS, ואיך זה משתלב בסביבת העבודה שלי.

Tweetdeck
אתם לא זקוקים לזה. אני משתמש בה רק מאחר ויש לי שני ערוצי טוויטר – אישי ושל הגמדים – ואני גם רוצה לעקוב אחרי אזכורים שלי ושל הגמדים. (טוויטדק הוא מנגנון די חכם שמקל עליך לעקוב אחרי דברים בטוויטר).
כל מה שהכפתור הזה עושה, זה לפתוח את ממשק הרשת של טוויטדק בטאב חדש. אני מעדיף את זה ככה, מאשר פשוט להשאיר תמיד טאב טוויטדק פתוח – אני לא זקוק לעדכון שוטף, זה יהיה מטריד ומסיח דעת; אני רק צריך משהו בסביבת העבודה שלי שיזכיר לי שזה קיים לפעמים.

Timer
זהו טיימר שסופר לאחור, ואז עושה בליפ ומקפיץ התרעה. אפשר להגדיר לו 4 זמנים קבועים נפרדים, אם אתם נוהגים להשתמש באותן יחידות זמן מדי פעם. אני משתמש בזה כי כאשר אני רוצה לספור כמה זמן האוכל צריך להיות בתנור, לוקח יותר מדי זמן לפתוח את הטיימר של הסמארטפון. בחיי. הטיימר במחשב לוקח שתי לחיצות (ואני בכל מקרה מול המחשב), הטיימר בסמארטפון דורש, במינימום, לפתוח את הסמארטפון ולמצוא את הטיימר, כלומר הוא דורש בהכרח יותר לחיצות והתעסקות. נוחות, כבר אמרתי.

Pushbullet
הרחבתי על התוכנה המבריקה הזו בחלק א'. יש לה גרסה גם לכרום וגם למחשב עצמו – הורדתי את שתיהן, אני לא בטוח מה ההבדל ביניהן, ולא איכפת לי. הן לא מפריעות לי אף פעם, רק מועילות, אז יופי.

Pocket
בלחיצת כפתור אחת, העמוד הנוכחי נשלח לפוקט, ויוצא לך מהמחשבות. הרחבתי על פוקט בחלק א'; ההרחבה הזו לכרום היא הסיבה היחידה שפוקט היא יישום מעשי עבורי. בלי הנוחות של "שמור ושכח" בלחיצה אחת, לא היה בה שום טעם.
פעם בחודש-חודשיים אני נכנס לפוקט ועושה סדר בדברים. את הדברים החשובים מהזמן האחרון אני מעבד, מביא לידי שימוש, ומעיף. דברים ישנים יותר, או כל מני דברים שבתכל'ס עדיף שאשמור באברנוט (שם אני שומר גושי מידע, כזכור מחלק א'), אני בדרך כלל משאיר שם כי אני מתעצל להתעסק איתם. כנראה שאני לא באמת זקוק להם, כי עובדה שאני מסתדר מצוין גם בלעדיהם. בכל מקרה, בכל בחינת פוקט שכזו, פעם בחודש חודשיים, כדי לעבור על הכל-הכל, גם הדברים הישנים, רק ליתר ביטחון.
המהדרין יוסיפו תג לעמוד שהם שומרים, כי אפשר לעשות את זה בקלות דרך ההרחבה הזו. אני מתקשה לזכור איזה תגים בכלל יש לי, שזו בעיה. לצערי, ההרחבה לא מציעה רשימה של תגים נפוצים, מה שהיה פותר לי את הבעיה מיד ומאפשר לי להשתמש בפיצ'ר הזה באופן קבוע. שני תגים מומלצים: עבודה, בשביל מה שמעניין אותך מקצועית, ופנאי, בשביל מה שאתה רוצה לקרוא\לראות מתישהו כי זה מעניין.

Buffer
אתם לא זקוקים לזה. גם ההרחבה הזו משמשת אותי רק בגלל שיש לי שירות תוכן שנפרד ממני (כלומר, הגמדים). באפר הוא מכשיר מבריק: הוא מאפשר להפוך כל עמוד, או כל פיסת טקסט, לקישור שישלח לעמוד פייסבוק, גוגל+ וטוויטר, בשעה מוגדרת או לפי לו"ז מתוכנן מראש. מאוד נוח, מאוד גמיש, א'-ב' של צורת העבודה שלי בשמירה על הגמדים אקטואליים.

הוספה ל-Wunderlist
כזכור, וונדרליסט פתוח לי בטאב נעוץ בצד שמאל. ההרחבה הזו משמשת כדי להוסיף את העמוד הנוכחי לוונדרליסט, אבל ממש הרגע הבנתי שאני לא משתמש בזה כבר (כנראה בזכות פוקט, יש כאן כפילות מסוימת), אז ממש הרגע הסרתי אותו.

קליפר של Evernote
זו הרחבה חזקה ומועילה, שמאפשרת לך לתפוס עמוד שלם, חלק מעמוד, צילום מסך (שאחר כך אפשר מיד לצייר עליו! ממש סבבה אם רוצים להראות משהו ואז לשלוח לאדם אחר), ישירות לאברנוט, ולשתף אותו מיד, אם רוצים.

Checker Plus לג'ימייל
זוהי ההרחבה החשובה והמועילה ביותר שלי. היא מציגה מיילים חדשים, ומאפשרת לקרוא אותם מיד, ומיד להחליט האם לארכב, להגיב או למחוק אותם, ישירות על גבי הטאב הנוכחי. קשה לי להסביר עד כמה הדבר הזה חשוב לי – אני משלם עליו, עד כדי כך זה חשוב!

Checker Plus לקלנדר
זוהי ההרחבה החשובה והמועילה ביותר השניה שלי. למעשה, כל כך מועילה, שייתכן שאפסיק להשתמש ב-Sunrise (לוח שנה עליו דיברתי בפעם שעברה), בו אני בכל מקרה משתמש רק במעין תקופת ניסיון, כי צ'קר פלאס כל כך מועילה לי כבר כל כך הרבה זמן. הצץ בלוח השנה שלך בלחיצה אחת, ממוין בצבעים לפי לוחות שונים (כמו בקלנדר הג'ימייל שלך, ארחיב על זה בחלק ג'), והוסף אירועים חדשים בשתי לחיצות. נפלא. כל הלו"ז שלך מולך, בלחיצה, גמיש (רק חבל שאי אפשר לגרור אירועים, אבל ניחא).

סמן 1+
בגדול, מאפשר לסמן משהו כ-1+ בשביל גוגל (הם ירדו מזה, לא?), ולשתף בגוגל+. מיותר, ירד כבר לפני זמן מה.

 

מיקום וסידור: המיקום של הסמנים די משמעותי בעיני, ואפשר לגרור אותם בקלות למקומות שונים, אז כדאי שתשחקו עם זה קצת עד שתמצאו את הסידור המתאים לכם. אני אוהב שהדברים הזמינים והמהירים ביותר נמצאים בפינות, כי הכי קל למצוא אותם, והדברים בהם אני משתמש פחות נמצאים במרכז. כנראה כדאי גם שסמלילים שנראים דומה לא ישבו זה לצד זה, כדי למנוע בלבול ולהקל עליכם למצוא מיד ועכשיו את מה שאתם מחפשים.

בפעם הבאה: איך מסודר הלו"ז שלי, אחרי איזה אירועים אני עוקב, ולמה. כל הכלים שתוארו בחלק א' ו-ב' לא שווים כלום בלי לו"ז, הם רק באים לעזור בניהולו. אז בתכל'ס, החלק הבא הכי חשוב.