Categories
אישי

סביבת העבודה שלי, חלק ב'

בפעם שעברה התחלתי לדבר על סביבת העבודה שלי בכך שסקרתי את תוכנות הרשת איתן אני עובד. כתבתי בעבר על נהלי עבודה נכונים, ובסדרה הנוכחית אני מציג את הכלים בהם אני משתמש. בהמשך הדרך אתמקד ספציפית באופן בו עשינו את מרתון צריח הברקת, מהרעיון הראשוני ועד להפקת מסקנות בתחקיר.

אתחיל בהצגת הכלל החשוב ביותר בבחירת כלי עבודה: זה חייב להיות נוח לשימוש, אחרת לא תשתמש בזה. או, במילים אחרות, כדי שבאמת תשתמש בזה – כדי שזה באמת יהיה מועיל – זה חייב להיות נוח עבורך. דווקא הדברים הקטנים ביותר הם אלו שעלולים לשבש את חווית השימוש: למשל, אם התוכנה דורשת ממך ללחוץ על כפתור אחד יותר מדי, או לפתוח חלון חדש בשבילה, או שלוקח לה כמה שניות יותר מדי לעלות על הסמארטפון. זה עניין אישי, כל אחד מוטרד מדברים אחרים, אבל העיקרון נותר זהה.

יש כאן סכנה אמיתית – אם התקנת תוכנה כלשהי, שאמורה לשרת אותך אבל למעשה לא משרתת אותך, אז המקום בשכל שלך ששואל "זה בטיפול?" מרגיש מסופק (מצאתי תוכנה שמטפלת בזה! אני מסודר!) אפילו שלמעשה, זה לא המצב. מה שאומר שלא תחפש פתרונות מעשיים, ותשאר לא יעיל. אפילו חמור מכך, עם חלוף הזמן תתחיל להתפתח אצלך הרגשה של "הרממ, אני לא משתמש בזה, אני לא בסדר, אני צריך להתחיל", אבל הרי לא תתחיל, כי זה לא באמת נוח לך, אבל אתה לא מבין שזה המצב, ולכן במקום זאת תתחיל לחוש אשמה או תסכול מעצמך. הרגשות האלו אינם מבוססים, כי אין כאן אשמה, יש פשוט כלי שאינו משרת אותך, ובו-בזמן הם נהדרים ממש בלחרבן לך את תהליך העבודה ולוודא שתשאר לא יעיל.
לכן, כלי עבודה שנראה מגניב ומועיל ושימושי, אבל בתכל'ס לא מוכיח את עצמו (נגיד, אחרי חודש התנסות), הוא לא רק בלתי שמיש, אלא ממש מסוכן ליוזמה שלך.

ישנם יוצאי דופן מעטים מאוד. לעיתים ייתכן שתצליח לחנך את עצמך להשתמש במכשיר שאינו נוח, אבל זה לא פשוט, ויותר חשוב, בדרך כלל אין בזה שום צורך (עדיף פשוט למצוא כלי יותר נוח. זה לא אומר שאתם "חלשים", זה אומר שאתם פאקינג משיגים משהו סוף סוף). עשיתי את זה פעם או פעמיים, ואוכל להרחיב על זה בהזדמנות (העיקרון הבסיסי הוא לאלץ את עצמך ליצור הרגל חדש, ויש כלים שעוזרים בכך), אבל חשוב שוב שאבהיר: זהו מוצא אחרון, לא נקודת המוצא. אנשים רבים מתחילים להשתמש בכלי, מגלים שהוא לא באמת משמש אותם, ומתחילים להאשים את עצמם על כך שהם חלשים מכדי להביא את עצמם לעבוד ולשנות את סגנון העבודה שלהם. זה בגלל שהם מניחים שהם מסוגלים לשלוט בעצמם ולשנות את עצמם – אשליה נעימה, אבל לחלוטין ההיפך מהמציאות. בואו נהיה ריאליים: אתם לא תשתנו (לא בגלל שאתם "חלשים", אלא בגלל שאתם אנשים), ובכל מקרה אין בזה צורך, כי בכל מקרה סביר שיש שם בחוץ כלי שמתאים לכם.

אם יש משהו אחד שאפשר לומר בבטחה על אנשים שיושבים ומצטערים על כמה שהם לא מצליחים לעבוד, זה שהם לא מפיקים עבודה.
[חשוב להבהיר שב-"עבודה" אני לא מתכוון למשרה בתשלום, אלא פשוט ליצירת דבר מה שלא היה מקודם. כל יוזמה, בין אם שלכם, של הבוס, בשעות הפנאי או בשעות תעסוקה, שאתם מעוניינים להביא לידי יישום, היא "עבודה" מהבחינה הזו].

ההרחבות הנוחות לי

הפעם אתמקד בצד הימני של שורת החיפוש\כתובות של הכרום שלי, ואסביר לא רק מדוע אני משתמש בכל הרחבה, אלא גם איך.

chromeplugin

אלו הן ההרחבות (extensions) בהן אני משתמש. כל חודשיים בערך אני בוחן אותן מחדש – אם יש הרחבה בה לא השתמשתי המון זמן, שווה לשקול האם להמשיך להחזיק בה. אידאלית, עלי להחזיק רק הרחבות בהן אני באמת משתמש באופן תדיר, כי סביבת העבודה שלי חייבת להיות תואמת, ובכן, לעבודה שלי. הרחבות עודפות תופסות מקום מנטלי (דורשות ממני התייחסות או מחשבה), מקשות עלי למצוא הרחבות שאני צריך, או סתם מבלבלות את הכרום שלי (כי אולי הן מתנגשות עם הרחבות אחרות).

לא קל להיכנס לשורת ההרחבות שלי. רק לעיתים נדירות יוצא לי למצוא (בדרך כלל בזכות שיתופים של אנשים כמו אביב אייסל) הרחבות חדשות שראוי לשקול. אני בודק האם ההרחבה החדשה עושה משהו באמת חדש, או עושה משהו קיים רק יותר בנוחות (ונוחות זה ממש חשוב, כנאמר למעלה). אז אני נותן לה תקופת מבחן קצרה, וחלקן לא עוברות אותה. תהליך הסינון הזה רץ כבר כמה שנים, ולכן רק הרחבות מעטות מצליחות לעבור את הסף בימינו.

להלן ההרחבות, מימין לשמאל.

Todoist
רשימת ה-"לעשות" הנוכחית שלי (בחיי, כל כך קשה להשיג אחת שעושה ממש מה שאתה רוצה). הרשימה מוצגת בלחיצה אחת, וזה נוח לי יותר מאשר להחזיק טאב פתוח עבורה, כי זה אומר שאני יכול לפתוח את זה מכל מקום, כל הזמן. הרחבתי על Todoist בחלק א'.
הסיבה שאני מעדיף כיום את טודואיסט על פני תוכנות ניהול מקבילות, היא שאפשר בלחיצת כפתור אחת לדחות תאריך ביצוע (דדליין) למחר, שבוע הבא, או החודש הבא. זה מבריק, כי הדבר החשוב ביותר לגבי יעדים שלא הושגו בדדליין זה לקבוע להם מיד דדליין חדש (ארחיב על זה בחלק ג'); אם זה קריטי, אני בוחר מחר, אם זה צריך להישאר בתודעה, אני בוחר שבוע הבא, ואם זה לא חשוב כרגע אבל צריך לטפל בו, זה נדחה לחודש הבא.
אפילו שהיכולות הבולטות האחרות של טודואיסט – סימון מידת בהילות, חלוקה לפרויקטים – זמינות גם בוונדרליסט, עצם היכולת לשחק עם דדליינים בנוחות וגמישות מספיק מועילה לי כדי להצדיק את השימוש בתוכנה נפרדת. כזכור מחלק א', וונדרליסט משמשת אותי כדי לשמור רשימות של דברים – סרטים לראות, דברים שהייתי רוצה לשפר באתר שלי – בזמן שטודואיסט כוללת צעדים לביצוע שמנוסחים כמשימה. "להשלים את 'סביבת העבודה שלי חלק ב'", למשל.

Hangout
הבסיס התקשורתי שלי. בלחיצה אחת נפתח חלון עם כל השיחות האחרונות שעשיתי, בצ'אט או בוידאו (כי האנגאוט כולל את שתי האפשרויות), ואפשר לחפש בקודמים או לפתוח חדש מיד, בשורה אחת, בין אם באמצעות שם או כתובת מייל (כי זה מבוסס על הג'ימייל שלי כמובן). ליד כל האנגאוט יש תמונה גדולה של המשתתפים בו, מה שעוזר לי לבחור מיד, במבט אחד, את ההאנגאוט שאני מחפש.
מעבר לכך, הכוח החשוב ביותר של האנגאוט (אם כי לא ייחודי לו) הוא היכולת לפתוח שיחה בקבוצה, כלומר לצרף כמה אנשים לאותה שיחה. זה מאפשר להשאיר את כולם בלולאה, שזה א'-ב' של ניהול פרויקט רב-משתתפים. להאנגאוט קבוצתי אפשר לתת שם משלו – למשל, אורי ואביב ואני כלולים בהאנגאוט "גמדים" – והייתי שמח אם היו מדגישים את השמות האלו ברשימת ההאנגאוטים האחרונים, כדי להקל עלי להבדיל בין קבוצות שונות.
האנגאוט הגמדים מאפשר לנו לזרוק לאוויר רעיונות ובעיות מיד ועכשיו, דברים שצריכים לטפל בהם או לברר, מבלי להמתין, ומבלי להכניס אותם למערכת המשימות. מערכת המשימות, כלומר טודואיסט וטרלו וחבריהם, הם הכרח בלתי רצוי – משתמשים בהם כי חייבים, ולכן כדאי להשתמש בהם רק עבור המינימום, רק בשביל הצרכים שהם ממלאים. אם מישהו מקבוצת הפעילים יכול לפתור בעיה כאן ועכשיו, או אם אני יכול לפתור אותה וזקוק לעזרה או מענה לשאלה כלשהי, עדיף לעשות זאת. ולשם כך צריך תקשורת פעילה, מקום שבו אוכל לוודא שהאחרים קוראים את מה שאני כותב, אפילו אם הם לא זמינים שם כרגע.

Screencastify
מאפשר להקליט בוידאו את מה שמוצג על המסך. אתם לא צריכים את זה; לא בטוח שאני צריך את זה, אבל זה עשוי לשמש אותי במגוון סוגי ההקלטות והשידורים שאני עושה לאחרונה.

Inoreader
דוגמא לסיפור כישלון מעציב. אני לא משתמש בהרחבה הזו, אבל אני כנראה עדיין מעוניין לנסות לחנך את עצמי (זה טריקי, כאמור), כי זה יכול להיות הרגל מועיל.
זהו ממשק כרום של קורא ה-RSS (המומלץ) Inoreader. ההרחבה אינה מוצלחת לטעמי – היא מציגה את הפידים שלי בקצרה, אבל לא את תוכנם, ולחיצה על פיד פשוט פותחת אותו בטאב חדש, בממשק הווב של Inoreader. זה לא מה שאני רוצה, אני רוצה שיפתח לי בחלון הקטן עצמו, כדי שאוכל מיד להחליט האם זה מעניין אותי כרגע, יעניין אותי אחר כך (יאללה ל-Pocket) או לא מעניין אותי בכלל. בשנה האחרונה גיליתי שאני כבר לא פונה לקרוא את תוכן ה-RSS שלי, שזה מצער אותי, אבל כנראה שזה מעיד על כך שאני לא זקוק למידע שם או שאין לי זמן עבורו בכל מקרה. מתישהו בחודשים הקרובים אעשה חושבים מחדש על עצם השימוש ב-RSS, ואיך זה משתלב בסביבת העבודה שלי.

Tweetdeck
אתם לא זקוקים לזה. אני משתמש בה רק מאחר ויש לי שני ערוצי טוויטר – אישי ושל הגמדים – ואני גם רוצה לעקוב אחרי אזכורים שלי ושל הגמדים. (טוויטדק הוא מנגנון די חכם שמקל עליך לעקוב אחרי דברים בטוויטר).
כל מה שהכפתור הזה עושה, זה לפתוח את ממשק הרשת של טוויטדק בטאב חדש. אני מעדיף את זה ככה, מאשר פשוט להשאיר תמיד טאב טוויטדק פתוח – אני לא זקוק לעדכון שוטף, זה יהיה מטריד ומסיח דעת; אני רק צריך משהו בסביבת העבודה שלי שיזכיר לי שזה קיים לפעמים.

Timer
זהו טיימר שסופר לאחור, ואז עושה בליפ ומקפיץ התרעה. אפשר להגדיר לו 4 זמנים קבועים נפרדים, אם אתם נוהגים להשתמש באותן יחידות זמן מדי פעם. אני משתמש בזה כי כאשר אני רוצה לספור כמה זמן האוכל צריך להיות בתנור, לוקח יותר מדי זמן לפתוח את הטיימר של הסמארטפון. בחיי. הטיימר במחשב לוקח שתי לחיצות (ואני בכל מקרה מול המחשב), הטיימר בסמארטפון דורש, במינימום, לפתוח את הסמארטפון ולמצוא את הטיימר, כלומר הוא דורש בהכרח יותר לחיצות והתעסקות. נוחות, כבר אמרתי.

Pushbullet
הרחבתי על התוכנה המבריקה הזו בחלק א'. יש לה גרסה גם לכרום וגם למחשב עצמו – הורדתי את שתיהן, אני לא בטוח מה ההבדל ביניהן, ולא איכפת לי. הן לא מפריעות לי אף פעם, רק מועילות, אז יופי.

Pocket
בלחיצת כפתור אחת, העמוד הנוכחי נשלח לפוקט, ויוצא לך מהמחשבות. הרחבתי על פוקט בחלק א'; ההרחבה הזו לכרום היא הסיבה היחידה שפוקט היא יישום מעשי עבורי. בלי הנוחות של "שמור ושכח" בלחיצה אחת, לא היה בה שום טעם.
פעם בחודש-חודשיים אני נכנס לפוקט ועושה סדר בדברים. את הדברים החשובים מהזמן האחרון אני מעבד, מביא לידי שימוש, ומעיף. דברים ישנים יותר, או כל מני דברים שבתכל'ס עדיף שאשמור באברנוט (שם אני שומר גושי מידע, כזכור מחלק א'), אני בדרך כלל משאיר שם כי אני מתעצל להתעסק איתם. כנראה שאני לא באמת זקוק להם, כי עובדה שאני מסתדר מצוין גם בלעדיהם. בכל מקרה, בכל בחינת פוקט שכזו, פעם בחודש חודשיים, כדי לעבור על הכל-הכל, גם הדברים הישנים, רק ליתר ביטחון.
המהדרין יוסיפו תג לעמוד שהם שומרים, כי אפשר לעשות את זה בקלות דרך ההרחבה הזו. אני מתקשה לזכור איזה תגים בכלל יש לי, שזו בעיה. לצערי, ההרחבה לא מציעה רשימה של תגים נפוצים, מה שהיה פותר לי את הבעיה מיד ומאפשר לי להשתמש בפיצ'ר הזה באופן קבוע. שני תגים מומלצים: עבודה, בשביל מה שמעניין אותך מקצועית, ופנאי, בשביל מה שאתה רוצה לקרוא\לראות מתישהו כי זה מעניין.

Buffer
אתם לא זקוקים לזה. גם ההרחבה הזו משמשת אותי רק בגלל שיש לי שירות תוכן שנפרד ממני (כלומר, הגמדים). באפר הוא מכשיר מבריק: הוא מאפשר להפוך כל עמוד, או כל פיסת טקסט, לקישור שישלח לעמוד פייסבוק, גוגל+ וטוויטר, בשעה מוגדרת או לפי לו"ז מתוכנן מראש. מאוד נוח, מאוד גמיש, א'-ב' של צורת העבודה שלי בשמירה על הגמדים אקטואליים.

הוספה ל-Wunderlist
כזכור, וונדרליסט פתוח לי בטאב נעוץ בצד שמאל. ההרחבה הזו משמשת כדי להוסיף את העמוד הנוכחי לוונדרליסט, אבל ממש הרגע הבנתי שאני לא משתמש בזה כבר (כנראה בזכות פוקט, יש כאן כפילות מסוימת), אז ממש הרגע הסרתי אותו.

קליפר של Evernote
זו הרחבה חזקה ומועילה, שמאפשרת לך לתפוס עמוד שלם, חלק מעמוד, צילום מסך (שאחר כך אפשר מיד לצייר עליו! ממש סבבה אם רוצים להראות משהו ואז לשלוח לאדם אחר), ישירות לאברנוט, ולשתף אותו מיד, אם רוצים.

Checker Plus לג'ימייל
זוהי ההרחבה החשובה והמועילה ביותר שלי. היא מציגה מיילים חדשים, ומאפשרת לקרוא אותם מיד, ומיד להחליט האם לארכב, להגיב או למחוק אותם, ישירות על גבי הטאב הנוכחי. קשה לי להסביר עד כמה הדבר הזה חשוב לי – אני משלם עליו, עד כדי כך זה חשוב!

Checker Plus לקלנדר
זוהי ההרחבה החשובה והמועילה ביותר השניה שלי. למעשה, כל כך מועילה, שייתכן שאפסיק להשתמש ב-Sunrise (לוח שנה עליו דיברתי בפעם שעברה), בו אני בכל מקרה משתמש רק במעין תקופת ניסיון, כי צ'קר פלאס כל כך מועילה לי כבר כל כך הרבה זמן. הצץ בלוח השנה שלך בלחיצה אחת, ממוין בצבעים לפי לוחות שונים (כמו בקלנדר הג'ימייל שלך, ארחיב על זה בחלק ג'), והוסף אירועים חדשים בשתי לחיצות. נפלא. כל הלו"ז שלך מולך, בלחיצה, גמיש (רק חבל שאי אפשר לגרור אירועים, אבל ניחא).

סמן 1+
בגדול, מאפשר לסמן משהו כ-1+ בשביל גוגל (הם ירדו מזה, לא?), ולשתף בגוגל+. מיותר, ירד כבר לפני זמן מה.

 

מיקום וסידור: המיקום של הסמנים די משמעותי בעיני, ואפשר לגרור אותם בקלות למקומות שונים, אז כדאי שתשחקו עם זה קצת עד שתמצאו את הסידור המתאים לכם. אני אוהב שהדברים הזמינים והמהירים ביותר נמצאים בפינות, כי הכי קל למצוא אותם, והדברים בהם אני משתמש פחות נמצאים במרכז. כנראה כדאי גם שסמלילים שנראים דומה לא ישבו זה לצד זה, כדי למנוע בלבול ולהקל עליכם למצוא מיד ועכשיו את מה שאתם מחפשים.

בפעם הבאה: איך מסודר הלו"ז שלי, אחרי איזה אירועים אני עוקב, ולמה. כל הכלים שתוארו בחלק א' ו-ב' לא שווים כלום בלי לו"ז, הם רק באים לעזור בניהולו. אז בתכל'ס, החלק הבא הכי חשוב.

 

Categories
אישי

סביבת העבודה שלי, חלק א'

בחודשים האחרונים פיתחתי מערכת עבודה שאפשרה לי לארגן הקמת אתר חדש לגמרים, מרתון משחק, קמפיין מימון המון, פרויקט תרגום מאסיבי, והפיכה לאחראי אזורי של משחק מאורגן, וכל זאת תוך כדי שמירה על לו"ז פודקאסטים ושידור קבוע, ומבלי לרצות להתאבד. הנקודה האחרונה היא החשובה מכולן.

היתה לי כמובן עזרה בכל הדברים האלו, גם מאשתי המופלאה וגם מהפעילים או העובדים שעושים את הדברים האלו איתי, חלקם לוקחים תחומי אחראיות משמעותיים מאוד לעצמם (ספציפית אורי ליפשיץ, שהיה אחראי על העבודה מול מימונה ותפעול כל הלוגיסטיקה בישראל), אבל שום דבר מזה לא היה מתאפשר ללא – או, יותר נכון, בלי שלילה כפולה, כל זה התאפשר רק הודות – למערכת ארגונית יעילה שהלכתי ובניתי עם הזמן, ואני ממשיך כמובן לשפר.

כבר כתבתי בעבר על נהלי עבודה נכונים, ובסדרה הקרובה אציג את הכלים בהם אני משתמש. בהמשך הדרך אתמקד ספציפית באופן בו עשינו את המרתון, מהרעיון הראשוני ועד להפקת מסקנות בתחקיר.

 

טחינה על תכנון תוכנות

בחלק זה אציג את תוכנות הרשת עצמן, שהן עיקר סביבת העבודה, כולל שירותים שאני ממש משלם עליהם – מדהים, אבל נכון.

בגלל שאני עובד כמעט 100% מהזמן מול המחשב, הכרום שלי הוא עולמי. מכל מקום בו אתחבר, כמו מחשב אחר (כשאני בישראל לכמה ימים), או הנייד שלי (נקסוס 5), אני יכול לגשת לאותם דברים בדיוק, בזכות הסנכרון המלא והאוטומטי. הדבר היחיד בסנכרון אותו כיביתי הוא הטאבים – אני רואה את הטאבים כ-"שייכים" למחשב מסויים, ואני מעדיף להשתמש בטאבים שונים בנייד ובמחשב השולחני. מספיק לי סנכון הקישורים, ההיסטוריה, ומאוד חשוב, ההרחבות – עליהן אדבר בחלק ב'.

אז כך נראה החלק העיקרי של הכרום:

Untitled-1

בצד שמאל למעלה יש את ארבע האפליקציות היומיומיות שלי, בטאב מוצמד (pinned), כך שלא יקחו הרבה מקום ויהיו תמיד בצד – עדיין זמינות, אבל לא מפריעות. להלן הן לפי הסדר משמאל לימין.

Google Drive
בשנה האחרונה הפסקתי לשמור מסמכים על המחשב. זה מסורבל. כמעט כל מסמך ארצה לשתף עם אחרים בכל מקרה, בין אם בגלל שזו טיוטא שצריך לשפר או בגלל שזה מסמך שצריך להפוך לפומבי בכל מקרה; בנוסף, שיגע אותי שיש כמה מקומות שונים בהם יושב אותו הקובץ, בגרסאות שונות. אני צריך מקום אחד שבו יהיה הכל, ואפשר יהיה לגשת אליו מכל מקום.

מכל בחינה מעשית, גוגל דרייב הפך להיות הכונן העיקרי בו אני משתמש היום. בכל הקשור למסמכים מכל סוג, אני בקושי פותח ספריות על המחשב, ובמקום זאת לוחץ על הטאב השמאלי ביותר. אני פותח קבצי טקסט חדשים רק ב-Docs, כבר לא בוורד. כל ספריות הפרויקטים שלי יושבות בדרייב, ומשותפות עם האנשים הרלוונטיים.

מהרגע בו הבנתי שעברתי להשתמש בגוגל דרייב באופן מקיף שכזה, התחלתי לקחת אותו ברצינות, בעיקר בכך שסדרתי בו את הספריות וחילקתי לחלקן צבעים, כדי שיבלטו לעין. התקנתי גם את גרסת האופליין שלו, שמורידה את התוכן שלו למחשב ומסנכרנת ביניהם, אבל סימנתי רק ספריות מסוימות שירדו באופן הזה, רק אלו שיש בכך איזשהו טעם (למשל הספריה של ואנור, בה אנחנו עובדים עם קבצי וורד, אותם צריך לפתוח מהמחשב בכל מקרה).

לאחרונה העברתי את הדרייב שדרוג נוסף. הרבה מהמכרים שלי משתמשים בדרופבוקס, שאני אישית לא רואה בה צורך, בעיקר עקב השימוש המקיף שלי בגוגל דרייב. אני שואף לסנכרון מקסימלי, כדי שלא אצטרך להחזיק באותו הקובץ בכמה גרסאות שונות; that way madness lies. לכן החלטתי להתקין את התוכנה של דרופבוקס, שמורידה את התוכן למחשב, ושמתי אותה בתוך הספרייה של הדרייב, כך שכעת היא מסתנכרת עם הדרייב. זה אומר, למשל, שכאשר אביב משתפת איתי קבצים עבור שימוש בוובקומיקס העתידי, היא מעלה אותם לדרפובוקס שלה, הם יורדים לדרופבוקס במחשב שלי, עולים בחזרה לדרייב שלי, ולהיפך. זה אולי נשמע מורכב, אבל זה מתרחש אוטומטית ובמהירות מאחורי הקלעים, אני רואה רק את התוצאות. (ראוי לציין שיש לי מהירות אינטרנט מעולה)
אמשיך כך עד שאצליח לגרום לכולם להבין שהם חייבים לעבור לדרייב ולעזוב את דרופבוקס, כמובן.

ראוי לציין שבימים אלו, אחרי שהתחלתי לשלם לדרייב עבור 100 ג'יגה (ה-15 שמקבלים בחינם כבר לא מספיקים לקנה המידה בו אני עובד), התחלתי להשתמש בו גם ככונן הגיבוי העיקרי שלי.

Wunderlist
יש מלא דברים שאני צריך לשמור לזמן עתידי, כמו למשל שמות של אנימות מומלצות שעוד לא ראיתי, ספרים שעוד צריך לקרוא, טיולים שאני רוצה לעשות, או אפילו פשוט רשימת קניות. אז Wunderlist. רשימת הקניות שלי משותפת עם אשתי, כך ששנינו יכולים לצפות בה ולעדכן אותה, ורשימת "דברים שצריך לעשות בשביל הסינגולריות" משותפת עם אביב, מסיבה דומה. עם זאת, אני מרגיש שוונדרליסט לא חזק מספיק בשביל מעקב משימות (או שאולי העיצוב שלו פשוט לא מרגיש לי הולם), ולכן עברתי להשתמש ב-Trello ו-Todosit, ראו בהמשך.
יש לו כמובן גרסת נייד, זה הכרחי.

Sunrise
זהו יומן שנה, נוח וחכם, בעיקר כי הוא מסתנכרן עם בערך כל שאר השירותים שלי. הוא לוקח את המידע מלוח השנה של גוגל, מפייסבוק, מ-Trello, אני חושב שאפילו מ-Evernote. הוא מקל על הצגת המידע, מרכז את כל ההזדמנות שקיבלת במקום אחד, וקל לפתוח בו אירוע ולשתף מיד (מה שמקל על ארגון פגישות). בתכל'ס, זו דרך יפה לגשת לגוגל קלנדר שלי, שעדיין מהווה את שדרת הלו"ז העיקרית מבחינתי. בחלק ג' ארחיב על סוגי האירועים אחריהם אני עוקב.
יש לו כמובן גרסת נייד, זה הכרחי.

Trello
לפני כשנה העברתי מספר חודשים (!) בחיפוש אחר תוכנה יעילה מספיק למעקב אחרי משימות, ובסוף סוג-של התפשרתי על Trello. היא בסדר גמור בשביל התמונה הגדולה, אבל די קקי בניהול משימות פרטני, ולכן התחלתי להשתמש גם ב-Todoist. טרלו מאפשרת חלוקה די אלגנטית של משימות לפי כרטיסים, שאפשר לשים ברשימות שונות. לעיתים זה קצת יותר מדי "פתוח" בשבילי, מה שמבלבל אותי, אבל היא בסה"כ שירתה אותי יפה בארגון עד כה, ואני מאמין שאמשיך להשתמש בה.
יש לה גרסת נייד, אבל אני לא מוצא שום שימוש עבורה.

שאר הקישורים, שתדעו:
אינבוקס הוא "הג'ימייל החדש", בינתיים יש בו דברים שקצת מציקים לי, ואני מקווה שהוא ישתפר בעתיד. אני לא משתמש בו באופן שותף.
את The Big Picture באתר ה-Escapist אני מציע לכולכם לראות, אשתי ואני מסיימים עכשיו לעבור על כל פרקי העבר אחד-אחד.
שורת הקישורים של כרום היא כלי נהדר. "מסמכים" היא ספריה, כך שבלחיצת כפתור נפתחים עוד מגוון קישורים, במקרה הזה מסמכים שאני רוצה גישה מהירה אליהם (מסמך הנושאים של הפודקאסט, דף הדמות של זמלופיה, ספריית פאת'פיינדר בדרייב). לחיצה על כפתור אמצעי פותחת את הקישור בטאב חדש, לידיעתכם.
בקישור לדרייב אני עדיין משתמש לפעמים, כשאני לא רוצה "להפריע" למקום שבו אני נמצא כרגע בטאב השמאלי; זה כמו לפתוח ספרייה חדשה במחשב.
אני באמת משתמש בגוגל+, כן.
"על כתפי גמדים" ו-"טקטיקה" מובילים לעמודי הניהול של הוורדפרס של שניהם. מאז שנלקחה התמונה הצטרף אליהם אחד נוסף, u24p, שבינתיים הוא סוווודדדד
ארבעת אתרי התוכן היחידים אותם אני בודק באופן קבוע הם הפונדק, יוטיוב, האסקפיסט, ופנדורה בשביל מנגינה ברקע.

 

תוכנות רשת הכרחיות נוספות

הן לא מופיעות בתמונה למעלה, אבל הן הכרחיות לעבודה.

Todoist
זוהי רשימת "דברים לעשות" בה אפשר לחלק לתת משימות לפי פרויקטים ולקבוע זמנים למשימות, וזה בתכל'ס כל מה שצריך. כל משימה גדולה – נגיד, "להתחיל ניוזלטר דו-שבועי" – צריך לחלק למשימות קטנות, למשל "למצוא תוכנה למשלוח מייל", "למצוא מנגנון אוטומטי לאסוף את הידיעות שפרסמנו בפייסבוק", כאלה. בטרלו רשום היעד הראשי, עם דדליין; בטודואיסט רשומות המשימות הקטנות, אותן בתכל'ס צריך לבצע, עם תאריכים משוערים לביצוע. והכל מופיע גם ב-Sunrise.
הסיבה שטודואיסט אינו טאב מוצמד כמו האחרים היא שיש לו תוספת כרום משלו; פרטים בחלק ב'.

Hangout
אמצעי התקשורת היעיל ביותר בעולם, נקודה. אפשר לפתוח בהאנגאוט קבוצות, לחפש מילים שנאמרו בו בג'ימייל, לצמצם חלונות ספציפיים כך שלא יפריעו. לכולכם כבר יש האנגאוט, גם אם אתם לא יודעים את זה, מה שמקל על פתיחת שיחה (אם כי לעיתים האנגאוט עושה טיפה בעיות בהגדרת מיקרופון). התכוונתי לדבר על האנגאוט בפעם הבאה כשאדבר על תוספות, כי התוספת שלו לכרום מעולה, אבל זה יותר מדי חשוב – תורידו אותה עכשיו.

Pushbullet
נכון בימינו אמורה להיות דרך פשוט להעביר קובץ, או קישור, או תמונה, ישירות מהנייד שלך למחשב שלך? או פשוט לשלוח קובץ ישירות לחבר, מבלי לעשות את זה באמצעות מייל? אז יש דרך כזו, והיא Pushbullet. הורידה אותה לכל מכשיר, התקינו אותה גם בכרום, והחיים יהיו דבש. you're welcome.

Evernote
וונדרליסט שומר רשימות, אבל כשאני צריך לשמור גושים שלמים של מידע, תמונות או טקסטים, עמוד אינטרנט שלם (למשל דיון בפורום או בפייסבוק, שאני רוצה לשמור את כולו), אני משתמש באברנוט. זהו אמצעי הרישום העיקרי שלי, גם בנייד, אבל הוא סובל מבעיה חמורה – לא מסתדר כל כך טוב עם יישור לימין. זה אומר שאני מתקשה להשתמש בו גם בשביל מעקב אחרי משימות (ולכן, טודואיסט). במקום זאת, זהו ה-infodump שלי, בו אני שומר דברים שנראים לי חשובים, משתדל לתת להם כותרות שיקלו עלי למצוא אותם בחיפוש, ואז מתישהו בעתיד מחטט ומוצא אותם כדי לשאוב מהם מידע.
למשל, יש לי איפשהו עמוד דיון שלם מפורום הפונדק בו העלתי רעיון לאיזו הרפתקה עם שדים, שמצא חן בעיני. לא היה לי ממש איפה לשמור את זה, אז שמרתי אותו באברנוט, עם הכותרת "שדים הרפתקה רעיון" (כדי להקל עלי למצוא בחיפוש כל אחת מהמילים האלו), גם תייגתי ב-"משחקי תפקידים" (התגית בה אני משתמש לדברים שהם, ובכן, הבנתם), וזרקתי תחת "ארכיב" (התיקיה בה אני זורק את כל הפתקים שאמורים לשמש רק בשביל חיטוט עתידי, כדי שלא יפריעו במקומות אחרים).

IFTTT
שירות אינטרנטי פשוט ואלגנטי, שדואג לכך שאם זה קורה, אז גם זה יקרה. למשל, בכל פעם שמשותף קישור בעמוד הפייסבוק של הגמדים, יצורפו הקישור והתיאור שלו לפתק "קישורי גמדים" באברנוט. (אותו פתק גם משותף באופן פומבי, כדי שכולם יוכלו לראות, וכך כל הקישורים שלנו מרוכזים במקום אחד). רוב השירותים יודעים כבר להסתנכרן אלו עם אלו, אבל IFTTT משמש ליצירת תנאים ספציפיים, דברים מסוימים שאתם רוצים שיקרו. דפדפו בתפריטים כדי לקבל קצת השראה – ושתפו איתי תפריטים בהם אתם משתמשים!

Pocket
שירות לשמירת עמודי אינטרנט, כדי שתוכל לגשת אליהם אחר כך. אני לא ממש משתמש בו כמו שצריך, הוא הרבה יותר חזק מהשימוש שאני עושה בו (עם תגים, וכל מני), ומאז שבפייסבוק הוסיפו אופציה לשמירת קישורים אז בכלל הוא פחות מועיל, אבל זה עדיין המקום אליו אני זורק בלחיצת כפתור טאבים פתוחים שסתם מבלבלים אותי כשאני עובד עם הרבה טאבים, או דברים שנראים מעניינים בזמן נסיעה אבל אין לי זמן להתעמק בהם.

הערה אחרונה
אני משלם גם על פוטושופ, אבל זה בגלל שאני משתמש בה המון בשביל פרויקטים גמדיים, עיצוב דפי דמות ומשימות מזדמנות אחרות; זה לא כלי שחייב להיות למנהל פרויקט. אבל זה כלי שחייב להיות למישהו בפרויקט, שכן עיצוב גרפי איז דה בסט.

 

בפעם הבאה: הצד השני של הכרום שלי, עם כל התוספות בהן אני משתמש.

 

 

Categories
אישי

ביקורת ארגונית יעילה

בעבר דיברנו על מתן ביקורת אישית, אבל ביקורת ארגונית היא חיה אחרת לגמרי.

כתב גיל רן, וכתב יפה, לגבי התנהלות דיוני הביקורת בעמותה למשחקי תפקידים. אז פיתחתי את זה מעט, כדי שיהיה קצת יותר כללי וישאר תמיד.

 

1. ביקורת צריכה להיות הצהרה קונקרטית, ממוקדת ומעשית – "רועש יחסית ליד הדוכנים וקשה להנחות לידם משחק" זו ביקורת שיש מה לעשות איתה. "הפורמט נלקח קצת לקיצוניות וכדאי למתן אותו" היא ביקורת שאין מה לעשות איתה, כי היא לא קונקרטית מספיק.

2. ביקורת שמבוססת על תחושת בטן היא אומנם לגיטימית, אבל כמעט חסרת משקל לעומת ביקורות שכוללות אינפורמציה, במיוחד כזו שנאספה באופן מבוקר.

3. בארגון התנדבותי שקוף כדוגמת העמותה, אם מישהו מחברי המליאה טוען שהועד מסתיר ממנו מידע, כנראה שהבעיה היא בשמירת המידע ובארגונו. זהו התער של האנלון: אין להניח כוונה עוינת לגבי מה שניתן להסבירו באמצעות עצלות או בלבול. זה אומר שכמישהו אומר שחסר מידע, או שהמידע מפוזר מדי וקשה לאסוף אותו, כנראה שזה באמת המצב, ולא שמישהו מסתיר אותו. האשמה שמישהו מסתיר מידע היא האשמה אישית והורסת. בנוסף, מדובר בהאשמה שמעמידה את הצד המואשם במקום בו הוא צריך, לכאורה, להוכיח שאינו מסתיר מידע. אין דרך להוכיח את זה! בבקשה, אל תגידו, אף פעם, שמישהו מסתיר מידע, אלא אם כן ביקשתם את המידע וקיבלתם תשובה שהמידע קיים, אבל לא ימסר לכם.

4. בארגון התנדבותי שקוף כדוגמת העמותה, אין הרבה תועלת, ויש אפילו נזק אפשרי, בכך שחברי הארגון ממשיכים לבקר רעיונות שכבר אושרו על ידי המליאה והחלה העבודה עליהם. הזמן להתלונן ולהציע חלופות היה כבר – והסתיים ברגע שבוצעה ההצבעה וההחלטה התקבלה. אם יש משהו שהעמותה עושה, כעמותה, אזי על חבר עמותה לבחור האם הוא מעורב לחיוב או לא מעורב. אם הוא מעורב, שיהיה מעורב לחיוב – והביקורת שלו תשמע היטב. אם הוא בוחר להיות לא מעורב כלל, עליו להבין שסביר להניח שלא יתיחסו יותר מדי לביקורת שלו (ראו נקודה 5). אם מישהו בוחר בדרך שלישית, להיות מעורב לשלילה, גם אחרי שמיצה את כל הדרכים האפשריות לשנות את דרכה של העמותה בנושא, הוא אקטיבית מזיק לפעולת הארגון. מעורבות שלילית במשהו שהעמותה עושה שאינה מלווה בפעולות לשינוי ההחלטה ברמת העמותה (כינוס מליאה, למשל), לא צריכה להתקיים.

5. בארגון התנדבותי עשויה להתפתח תרבות לפיה חברי העמותה מביעים ביקורת כקהל או כלקוחות – ולא כחברי עמותה. כשהעמותה בחרה דרך מסוימת והולכת בה, סביר שיגיעו תלונות של חברי עמותה על הדרך. בשלב בו הדרך הזו נבחרה וקיבלה מנדט מהעמותה, ביקורת על הדרך אינה ביקורת של חבר עמותה מעורב, אלא של לקוח ממורמר. יש מקום לביקורת של לקוחות, זוהי ביקורת חשובה מאוד. אבל, בשלב בו ביקורת ניתנת בתור לקוח ולא בתור חבר עמותה, על נותן הביקורת להבין שהביקורת שלו היא ביקורת של לקוח אחד מתוך אלפי לקוחות ולא ביקורת של חבר עמותה אחד מתוך כשמונים ושהיחס אליה יהיה בהתאם.

6. סרקזם וציניות לא עובדים בכתב – בבקשה, אל תהיו סרקסטיים או ציניים בכתב. ביקורת צריכה להיות עניינית. אם אתם עוקצים, או רומזים, או כל דבר בסגנון, לא יבינו אתכם. אם אתם רוצים להגיד משהו, תגידו אותו.

7. ביקורת צריכה להנתן על רעיונות ועל מעשים, לא על אנשים. נכון, אנשים רוצים לדעת אם אדם כזה או אחר ביצע את עבודתו כראוי. הדרך אינה לבקר את האדם, אלא לאסוף מידע על התחום עליו היה אחראי ולהעריך אותו לפי הדברים הללו. אלא אם כן מדובר בבעיה ביחסים בין אישיים, כל ביקורת על תפקודו של בעל תפקיד יכולה להנתן כביקורת עניינית אודות התחום עליו היה אחראי. אודות התפקיד, לא אודות האיש. אחרי שהמידע קיים קל להגיד "היו הרבה בעיות בתחום X, אז כנראה שאוגי, שהיה אחראי על X, לא עשה עבודה טובה". זה מועיל הרבה יותר, גם לאוגי, וגם למארגנים בעתיד שיחפשו סגל, אם תהיה רשימת בעיות שקרו בתחום שאוגי ניהל, במקום רשימת האשמות המופנות אל אוגי.

Categories
אישי רשמי

סיכום הערות ולקחים מגיבורים 2014

היו היה כנס גיבורים, ולהרבה אנשים היה מה להגיד בעניין.

Categories
אישי

נהלי עבודה נכונים

בימים או בשבועות הקרובים אעלה את סיכום ההערות + לקחים, ואת השלד לנהלי כנס בסגנון גיבורים, או לכאן או לעמוד העמותה החדש (כנראה לשניהם), ואני מתכנן גם לפתוח קבוצה כדי ליזום מוסדות במקום כנסים. אבל עוד על זה, בעתיד.

כרגע, חשוב לי לדבר על כמה דברים שקופצים כל הזמן, וחשוב לי שכולם ידעו, לגבי נהלי עבודה תקינים, אישית ובקבוצה, ולא חשוב באיזה מיזם מדובר.

אני לא טוען לדעת הרבה על ניהול, ולמעשה, אשמח לשמוע עוד מאנשים שרוצים להוסיף דברים רלוונטיים לנקודה (ותודה לגיל רן על הערותיו על המסמך הזה). ראו זאת כמבוא בלבד, לא כרשימה פרטנית.

אם צריך, אז עושים

אם נאמרה המילה "צריך", ולא חשוב אם זה בשיחה עם אנשים אחרים, או שאתה אומר לעצמך – יש להחליט מי אחראי על ביצוע הנושא, ולרשום זאת. אז יש לקבוע דדליין לעדכונים\סיום הפרויקט. ולמה?

1. אם אין אחראי, זה לא יקרה. מישהו חייב לדעת שהנושא המדובר נתון להחלטתו – הוא מחליט איך זה מתנהל, הוא זה שמבצע את כל ההחלטות; לתפעולו – הוא צריך לתקן כל תקלה שעולה, או להיות זה שפונה לאחרים ודוחק בהם שיתקנו אותה; ולדחיפתו – כי מהרגע שאתה האחראי, לאף אחד אחר לא איכפת מהנושא הזה (זה עניין ניורולוגי פשוט – כמות הדברים שאנחנו יכולים להיות איכפתיים כלפם מוגבלת), רק לך איכפת, ולכן אתה הוא זה שצריך לוודא שזה קורה. צוות שלם יכול לעזור ולייעץ, אבל אדם אחד הוא האחראי.

ניתן להאציל אחראיות, למשל לקחת חלק מהתחום שלך ולתת אותו למישהו אחר. אבל האחראיות הכללית עדיין שלך – עכשיו, אתה זה שאחראי שהמישהו האחר יסיים את העבודה. ולשם כך עוזרים רישום ודדליינים.

2. אם זה לא נרשם, זה לא קיים. חשבת על משהו, כרגע זה נראה ברור בדעתך – אבל בעוד שבוע כבר לא תהיה באותו ראש, לא תחשוב על אותו נושא, לא תהיה נלהב באותו האופן. מהרגע שרשמת, אתה גם לא צריך להמשיך לחשוב על זה כל הזמן, עכשיו הנייר (הוירטואלי, רשמו באמצעות מנגנון פתקים מסתנכרן שניתן לשיתוף!) זוכר בשבילך. אבל חשוב באותה מידה לבדוק את המקום בו הדברים נרשמו, אחרת, אין בהם ערך; ולכן, חשוב שהדברים ירשמו כולם באותו המקום, אותו יש לבדוק בתדירות גבוהה.

3. אם זה לא נקבע בדדליין, זה לעולם לא יגמר. לפרויקט קצר טווח צריך לקבוע דדליין סופי, שבו הוא אמור להיות גמור; לפרויקט ארוך כדאי לקבוע דדליין טנטטיבי בלבד, אך פגישת עדכון עם האחראי שמעליך (וכל אדם רלוונטי אחר) בעוד כשבועיים, כדי לראות עד כמה התקדמנו (בכל מקרה כדאי לפצל פרויקט גדול לאוסף של פרויקטים קטנים אחד אחרי השני, ולהתייחס לכל פגישת עדכון כדדליין עבור תת-פרויקט שכזה). אם לא עמדנו בדדליין, צריך לברר מדוע, ומיד לקבוע דדליין חדש. "אוקי, זה לא קרה, אז עכשיו חייבים לעשות את זה הכי מהר שאפשר!" זה לא דדליין חדש, זה סתם התבטאות של לחץ.

בלי אחראי, אף אחד לא מרגיש שהוא זה שצריך לוודא שזה יקרה; בלי רישום, אף אחד לא בטוח מה בכלל צריך לקרות ומה קבענו לגבי זה; ובלי דדליין, אף אחד לא מרגיש צורך לפנות מרחב מנטלי בראש כדי לדאוג לנושא הזה.

המטרה אינה למצוא אנשים שאפשר יהיה להצביע עליהם בהאשמה, או להחליץ עם תאריכי יעד. למעשה, אשמה ולחץ זה מה שקורה אם הניהול לא התבצע נכון – מטרתם של הכלים האלו היא להימנע בדיוק מכך! אחראיות צריכה להיות מחולקת בזהירות ובמידה, תאריכים צריכים להיקבע באופן ראלי. וחייבת להיות תקשורת בין כל המעורבים, כי התוכנית לעולם לא תתרחש כמתוכנן, ויעלה הצורך בעדכון חי.

כולם ביחד עכשיו

בעוד שכל מה שנכתב מקודם נכון גם לגבי מיזם אישי, בקבוצה יש צורך בעוד משהו, חשוב באותה מידה לפחות – תקשורת. כוחה של הקבוצה הוא ביכולת לבצע דברים שונים, חולשתה הוא בכך שמדובר במוחות שמופרדים זה מזה באמצעות גלי קול ומערכות ביטוי עצמי מבוססות מילים. זו לא הדרך האידאלית להעביר מסרים, אבל עד שנחובר כולנו מוחית לרשת, זו הדרך היחידה, אז בואו לפחות נגדיר נהלים כדי לעקוף את הבעיות.

כדי שאוכל לבצע את התפקיד שהוגדר לי, אני צריך לדעת מהן ההגדרות, למי לפנות כאשר אדרש לפתרון בתחום אחר, ושהמערכת נמצאת בפעולה. ולמה?

1. גבולות משחררים. זה מוזר אבל נכון – כשאני יודע מהן הגדרות התפקיד שלי, מהם הגבולות מעבר להם כבר אין לי אחראיות, אני יודע גם מהם הגבולות בתוכם רק אני אחראי. אם אני אחראי האתר, אז כל מה שקשור לאתר עובר דרכי, ורק אני קובע איך נראה האתר (עבודה תקינה, כמובן, מחייבת שאתייעץ תחילה בכל המעורבים, באנשי מקצוע ובאחראים עלי לפני שאבצע קביעות חשובות – אבל הקביעה היא עדיין שלי). אני פנוי לחשוב על דרכים לשפר את האתר, ואינני צריך לחשוב על דרכים לשפר תחומים אחרים במיזם. אני יכול לפנות לראשי צוותים אחרים ולהציע להם דברים שחשבתי שיועילו להם באתר, עליהם חשבתי רק בגלל שאני הוא זה ששואל את עצמו כל הזמן "איך האתר יתאים יותר למילוי מטרות המיזם?".

2. לכולם יש גישה להכל. כל אנשי המיזם צריכים גישה מלאה לכל מסמך עבודה של הצוותים, גם אם אין בתחילה סיבה ברורה מאליה לכך שיזדקקו לה (הסיבה היחידה למנוע גישה שכזו היא חשש לניצול כוח, אבל בואו נניח שמדובר בקבוצת מתנדבים נמרצת, אנשים טובים סה"כ, וחברים באותה קהילה, כך שיש עליהם לחץ חברתי עצום להתנהג באופן תקין). המסמך הראשון במעלה הוא רשימת התפקידים, שכוללת מיילים, שמות צוותים מלאים והגדרות תפקיד לכל צוות כדי שאדע למי לפנות כשאני צריך X כלשהו או מענה לשאלה Y כלשהי. אידאלית, המסמך גם יתעדכן עם טור שמראה את רשימת הדדליינים הגדולה של המיזם – למשל, אם אמורה להתחיל הרשמת אירועים בתאריך Z כלשהו, היא תופיע כאן. בראש המסמך רשומות בענק מטרות המיזם, בשלוש-ארבע שורות – כדי שלעולם לא נשכח מה באנו לעשות, וכדי שלא נעשה דברים שלא באנו לעשות.

3. המערכת חייבת לזרום. יש לענות לכל מייל, עד ליממה לאחר שנשלח, גם אם התשובה היא שהנושא בבדיקה\טיפול (בתקווה, בתוספת הערכה לזמן בו תנתן תשובה). יותר משחשוב לי לדעת את התשובה, חשוב לי לדעת שהיא נמצאת בבדיקה. אני צריך לבצע החלטות על בסיס התשובה, ולא חשוב באיזה צוות אני נמצא – אם שאלתי, יש לי סיבה טובה לכך, משהו שאני זקוק לו במסגרת האחראיות שלי. התשובה "לא" או "אני לא יכול לעשות את זה בזמן" היא תשובה נהדרת – כי היא תשובה. היא מאפשרת לי להמשיך הלאה. מומלץ להעביר את התכתובות בתיבת דואר יעודית לכך (מיילים רשמיים עם דומיין האתר) או עם פילטרים חכמים בג'ימייל, כדי לוודא שלא ילכו לאיבוד, שיבדקו בתדירות גבוה, ושיופרדו מהחיים הרגילים שלך. מייל שנשלח לקבוצת אנשים, כדאי להגדיר בו מי מהם ספציפית נדרש לתת תשובה, כי אחרת כנראה לא תתקבל תשובה; בנוסף, יש לענות עליו בתגובה לכולם, כדי שכולם יראו שניתנה תשובה. אם אתה יודע שלא תהיה זמין בתקופה מסוימת, הפעל את המענה האוטומטי של המייל (יש לך כזה, לכולם יש), עם ההודעה "אינני זמין עד תאריך X".

תודעת שירות

מילה אחרונה לגבי מיזם שמטרתו היא לספק שירות, כמו למשל כנס משחקי תפקידים.

הלקוח לאו דווקא תמיד צודק, אבל תמיד ראוי לכבוד. גם לקוח שכתב תגובה אחת באיזה מקום נידח בפייסבוק, וגם כזה ששואל את אותה השאלה בפעם החמישית, וגם כזה שבטוח שמגיע לו הכל ולא מבין איך ייתכן שאתה לא מספק לו את זה. כל עוד הוא לא חסר כבוד כלפיך, הפגן כבוד כלפיו. אל תשכח שיש לך אינסוף סבלנות, כי אתה לא אדם, אתה תפקיד (ואם אינך יכול לעשות את ההבדל הזה, אל תעבוד מול הלקוחות). תמיד תן לו תשובה, גם אם היא "אני עוד לא בטוח, אברר", ואז, תרשום לעצמך מה לברר במקום שאתה יודע שתבדוק בהמשך, ותן לזה דדליין של יומיים. אם אתה פועל בתחום אספקת השירות, אז הדבר הראשון שאתה מספק הוא שירות, עוד לפני התוכן. זה לא המסר, זה איך שמעבירים אותו.